Vergi Usul Kanunu’na göre, geçmişte e-arşiv kullanabilmek için, e-fatura kullanıcısı olmak gerekiyordu. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın son düzenlemeleri sonucunda, e arşiv faturası göndermek için e-fatura kullanıcısı olma şartı kaldırıldı. Güncel açıklamalara göre ise 3 milyon TL üzerinde ciroya sahip olan firmalar, 1 Temmuz 2023 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv kullanabilecek; 1 ocak 2024 tarihinden itibaren ise e-defter uygulamasına geçiş yapacaklar.
Gelir İdaresi Başkanlığı, toplam fatura tutarını dikkate almaktadır. Aynı gün içerisinde, vergi mükellefi olmayanların toplam fatura tutarının 5 bin TL’yi geçmesi durumunda, e-arşiv kullanma zorunluluğu vardır. Vergi mükellefi olanlar içinse toplam tutar 4.400 TL’yi geçtiğinde e-arşiv kullanma zorunluluğu söz konusudur. Bu tutarlar ve e-arşiv fatura kesme zorunluluğuna ilişkin kurallar, belirtilen tarihlerde güncellenebilir.
“E-arşiv nedir?” sorusuna; e-fatura mükellefi olmayan kurumlarca, faturanın elektronik olarak kesilmesi işlemidir, şeklinde yanıt verebiliriz. Bu dijital belgenin, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği standartlara da uyması gerekir. E-arşiv faturası elektronik ortamda oluşturulur, saklanır, gerekli kişilere ibraz edilir ve raporlanır. Bu açıdan basılı faturadan çok daha tasarrufludur ve arşivlemesi kolaydır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın ilgili portalından, e-arşiv fatura kesmek mümkündür.
İşletmelere büyük kolaylıklar sağlayan e arşiv fatura özellikleri aşağıdaki gibidir:
● E-fatura mükellefi olmayanlara ve son kullanıcıya kesilebilir.
● E-faturaya geçiş yapmaksızın kesilen e-arşiv faturalar için mali mühür şartı vardır.
● Mali mühür sertifikasının ücretini ödeyerek Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden temin edebilirsiniz. 3 sene boyunca geçerlidir.
● Şahıs firmaları, mali mühür yerine e-imza ile e-arşiv uygulamasına geçiş yapabilir.
● E-arşiv faturalarının üst tarafında, firma sahibinin ya da yetkili kişinin imzası bulunmalıdır. Bu imza, gerekli programlar kullanılarak oluşturulup Gelir İdaresi Başkanlığı’na iletilir. İmza olmadığı takdirde e-arşiv faturası geçersiz sayılır.
● 7 gün öncesine kadar geriye dönük e-arşiv düzenlenebilir. 7 gün aşılırsa fatura düzenlenmemiş sayılır ve cezai yaptırım uygulanır.
● E-arşiv kesildiği tarihten itibaren 7 gün içinde iptal edilebilir. Daha sonra iptal edilirse e-arşiv kestiğiniz firma da iade faturası kesmelidir. Müşteriniz firma değilse gider pusulası oluşturulur.
● Düzenlenen e-arşiv faturası elektronik ortamda iletilecekse, faturanın alt kısmında not olarak “E-arşiv fatura izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir” şeklinde açıklama yazması gerekmektedir.
● E-arşiv faturanızda firma logosu olmasını istiyorsanız, gib e arşiv portalı üzerinden böyle bir uygulama yapılmadığını bilmelisiniz. Ancak özel entegratörler ile çalıştığınızda, fatura üzerine logonuzu ekleyebilirsiniz.
Tüm bu kurallar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenir.
E-Arşiv Başvurusu Nasıl Yapılır ?
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi internet sitesi üzerinden e arşiv başvurusu yapmak mümkün hale gelmiştir. Bu süreçte, GİB portalına giriş yaparak kimliğinizi doğrulamanız gerekir. Daha sonra işlemlerinizi gerçekleştirmek için e-imza ya da mobil imzaya ihtiyacınız olacaktır.
Kimlik doğrulama adımlarını tamamladığınızda, başvuru formuna sıra gelir. Bu formda kişisel ve mali bilgilerinizi doldurduktan sonra mali mühür veya e-imza ile başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Başvurunuz Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından olumlu değerlendirilirse, e-arşiv fatura kullanımına başlayabilirsiniz.
GİB Üzerinden E-Arşiv Faturası Kesimi Nasıl Yapılır ?
E-arşiv faturasını Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden oluşturmak için portala giriş yapıp belge işlemleri kısmından, ‘’Fatura Oluştur’’a tıklamalısınız. Gerekli bilgileri doldurduktan sonra, faturanın irsaliye yerine geçmesini istiyorsanız, notla belirtebilirsiniz. Ancak dikkate almanız gereken bazı hususlar vardır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mobil uygulaması ve destek hattı yoktur. Gönderilen faturalar iptal edilemez. E-arşiv faturası kesilince müşteriye ileten bir sistemi yoktur ve faturalarınızı sadece 6 ay arşivler.
Özel entegratörlerle e-arşiv faturalarınızı çok daha kolay ve hızlı şekilde oluşturma şansınız vardır. Ekocari ile başvuru sürecini çok daha kısa sürede halledebilir, faturalarınızı hemen gönderebilirsiniz. İşlemlerinizi otomatik olarak yapmanız ve ön muhasebe programıyla detayları görüntülemeniz de mümkündür.
