Muhasebeden geçen yılın raporu geliyor, rakamları güncelleyip pazartesi yöneticiye sunmanız gerekiyor. Ya da bir tedarikçinin fiyat listesi, eski bir CV'nin elinizde kalan tek kopyası, yazım hatasıyla gelmiş bir sözleşme. Hepsinin ortak noktası aynı: dosya PDF ve içinde neredeyse hiçbir şeyi değiştiremiyorsunuz. Bir cümleye tıklıyorsunuz, imleç yanıp sönmüyor. Bir tabloya satır eklemeye çalışıyorsunuz, tablo diye bir şey yok. Değişmesi gereken bazen tek bir tarih, bazen koca bir bölüm. Sonunda herkesin aklına aynı soru geliyor: bu dosyayı nasıl düzenlerim?
PDF düzenlenmek için tasarlanmadı
Kısa cevap şu: PDF zaten düzenlensin diye yapılmadı. 90'ların başında ortaya çıktığında amaç, bir belgenin her ekranda ve her yazıcıda aynı görünmesiydi. Bu yüzden PDF paragraf, satır ya da tablo gibi kavramlarla pek ilgilenmez. Onun derdi her harfin sayfada tam olarak nerede durduğu, hangi yazı tipiyle basıldığı.
Ekranda gördüğünüz o düzgün paragraf, dosyanın içinde çoğu zaman yan yana dizilmiş, birbirinden habersiz kırıntılardan oluşuyor. Bir cümleye iki kelime eklemeye kalkın: satırın geri kalanı kenara kaymaz, yeni kelimeler eskilerin üstüne biner. Tablolar da aynı hikâye. Dışarıdan tablo gibi duruyorlar, ama içeride sadece birkaç çizgi ve onların arasına yerleştirilmiş yazılar var.
Bir de yazı tipi meselesi var. Dosya küçük kalsın diye PDF'ler çoğu zaman yazı tipinin tamamını değil, yalnızca belgede geçen harfleri saklar. Yani eklemek istediğiniz harf dosyanın içinde hiç olmayabilir. Kısacası PDF üzerinde değişiklik yapma işi, Word'de bir paragrafı yeniden yazmaya hiç benzemiyor.
Yarım kalan çözümler
Çoğumuz bu duvara çarpınca önce kestirme yolları deneriz. Ne yazık ki hepsinin bir bedeli var:
- Metni kopyalayıp Word'e yapıştırmak: satırlar ortadan bölünür, tireler araya karışır, tablolar tek sütuna dökülür
- Belgeyi baştan yazmak: on sayfalık bir rapor için saatler demek, üstelik yeni yazım hataları da cabası
- Eski metnin üstüne beyaz kutu koyup yenisini yazmak: göze yamalı görünür ve asıl metin çoğu zaman o kutunun altında durmaya devam eder
Sonuncusu özellikle tehlikeli. Karşı taraf dosyadaki metni seçip kopyaladığında, sizin sildiğinizi sandığınız rakamı da görebilir. Müşteriye giden bir teklifte, eski fiyatın hâlâ seçilip kopyalanabildiğini sonradan fark etmek kimsenin yaşamak istemeyeceği bir an.
Asıl çözüm: belgeyi Word'e geri taşımak
Bence en doğru yol, metni yerinde düzeltmeye uğraşmak yerine onu düzenlenebileceği bir yere taşımak. PDF'den Word'e çevirme dediğimiz şey tam olarak bu. Dönüştürücü o dağınık metin parçalarını okuyor, hangisinin hangi paragrafa ait olduğunu çıkarıyor, başlıkları, satır aralıklarını ve tabloları yeniden kuruyor. Elinize sıradan bir DOCX dosyası geçiyor.
Ondan sonrası hepimizin bildiği iş. Rakamları güncellersiniz, bölüm eklersiniz, tabloya satır açarsınız. Basit bir kelime düzeltme işi de artık saniyeler sürer, çünkü metin yazdıkça kendi kendine yeniden akar. Bitince Word'ün "PDF olarak kaydet" seçeneğiyle dosyayı tekrar PDF yaparsınız.
Düzenleme tek kullanım alanı da değil. Eski bir sunumdan iki paragrafı yeni rapora almak, bir sözleşme şablonunu başka bir müşteri için uyarlamak ya da bir metni çeviriye göndermek gibi işlerde de Word dosyası PDF'den çok daha kullanışlı. Bir kez dönüştürdüğünüzde elinizde yeniden kullanılabilir bir kaynak oluyor.
Bana sorarsanız, PDF metin düzenleme ihtiyacının çoğu aslında kılık değiştirmiş bir dönüştürme ihtiyacı.
Program kurmadan, tarayıcıdan
Bunun için bilgisayara ağır bir program kurmak bana hep fazla gelmiştir. Tarayıcı yeterli, çünkü OnlyDoc ile PDF Word çevirme ücretsiz ve birkaç saniyede bitiyor. Dosyayı yüklüyorsunuz, kısa bir bekleyişin ardından DOCX dosyası iniyor. Hesap açmanız gerekmiyor.
Mac, Windows, iPhone ve Android'de, güncel tarayıcıların hepsinde çalışıyor ve 100 MB'a kadar dosya kabul ediyor. Bağlantı şifreli, hizmet de GDPR ile uyumlu; içinde müşteri bilgileri ya da maaş rakamları olan bir belgede bu ayrıntı önemli.
İyi bir PDF Word dönüştürücü paragrafları, satır aralıklarını ve başlıkları yerinde tutar. Yine de bir alışkanlık edinin: dönüştürülmüş dosyayı orijinal PDF ile yan yana açıp bir kez karşılaştırın. Gözden kaçan bir kaymayı yakalamanın en hızlı yolu bu.
Taranmış belgelerde durum farklı
Elinizdeki PDF bir tarayıcıdan ya da telefon kamerasından çıktıysa, içinde aslında metin yok; kâğıdın fotoğrafı var. Anlamanın kolay yolu bir kelimeyi fareyle seçmeye çalışmak. Seçilmiyorsa, düz bir PDF Word çevirme işlemi yetmez ve Word'de de düzenlenemeyen bir resimle karşılaşırsınız.
Böyle belgelerde önce OCR, yani optik karakter tanıma gerekir. Aynı sitede bunun için ayrı bir araç da var. OCR resimdeki harfleri gerçek metne çeviriyor, ama yalnızca okuyabildiği kadarını. Bulanık bir taramada "ş" ile "s", "ı" ile "i", hatta 8 ile 3 karışabiliyor. Çıkan metni, özellikle isimleri ve rakamları, aslıyla mutlaka karşılaştırın.
Karmaşık sayfalarda beklentiyi ayarlayın
Düz metinli bir rapor, dilekçe ya da sözleşme genellikle tertemiz döner. Ama iki ya da üç sütunlu sayfalar, metin kutuları, birleştirilmiş hücreli tablolar ve doldurulabilir formlar her dönüştürücüyü zorlar. Bu tür belgelerde birkaç satırın kayması ya da bir tablonun biraz dağılması şaşırtıcı değil.
Metin yine orada ve düzenlenebilir durumda; düzeni toparlamak için birkaç dakika ayırmanız yeterli. Ben önce içeriği düzeltiyorum, görüntüyle en son uğraşıyorum. Dağılmış küçük bir tabloyu onarmak yerine Word'de sıfırdan çizmek de çoğu zaman daha hızlı oluyor.
Son bir not: belge size başkasından geldiyse ve elektronik olarak imzalanmışsa, içeriğine dokunduğunuz anda o imza geçerliliğini yitirir. Böyle durumlarda düzeltmeyi kendiniz yapmak yerine karşı taraftan yeni, imzalı bir sürüm istemek daha doğru.
Sonuç
PDF'yi bir vitrin gibi düşünün: belgeyi göstermek için ideal, ama içine girip rafları yeniden dizmek için değil. Bir şeyi değiştirmeniz gerekiyorsa beyaz kutularla, kopyala-yapıştırla vakit kaybetmeyin; belgeyi Word'e taşıyın, işinizi orada görün. PDF'ye en son, her şey bittiğinde dönün.
Bu Bir İlandır
