E-Arşiv, elektronik ortamda kesilen faturalardır. Vergi Usul Kanunu ve Gelir İdaresi Başkanlığı kararlarına göre faturalar, e-arşiv portal üzerinden kesilir. E-Arşiv fatura, elektronik ortamdan müşterilere hazırlanıp gönderilebilir. Aynı zamanda 2 nüshanızı güvenli bir ortamda saklayabilmenize olanak tanır. Bu sistem sayesinde hızlı ve kolay biçimde sorgulama işlemlerini yapabilirsiniz.
Aynı zamanda sistem, birçok noktada size avantaj sağlayan bir uygulamadır. En büyük faydası, çok fazla vakit kaybetmeden hızlıca muhasebe ve fatura işlemlerinin yapılmasıdır. Bu işlem sırasında maddi anlamda tasarruf etmenizi sağlar. Böylece ekonomik açıdan şirketiniz rahatlar. Nakit yönetiminizi çok daha kolay hale getirebilirsiniz.
E-Arşiv Hakkında Bilinmesi Gerekenler
Yasalara göre düzenlenen GİB e-arşiv portal sistemine belirlenen kurallara uygun olmak şartıyla firmalar geçebilir. E-Arşiv hakkında bilinmesi gerekenler için aşağıdaki listeye bakabilirsiniz:
· Belirli mükellef e-arşiv oluşturmak durumundadır. 3 milyon ve üzeri cirosu olan firmalar, uygulamaya geçmek zorundadır.
· E-Fatura veya e-arşiv’e gönüllü olarak geçen firmaların belirlenen limitleri geçmediğinde e-defter uygulamasına geçmesine gerek yoktur.
· Aynı günde vergi mükellefi olmayan firmaların faturaları 5 bin TL’yi geçmesi halinde e-arşiv olarak düzenlenmelidir.
· GİB tarafından belirlenen şartlara göre sisteme göndermek için e-fatura kullanıcı olmak zorunlu değildir.
Yukarıdakilere göre e-arşiv fatura uygulama sistemine geçiş yapmanız mümkündür. Daha sonrasında faturalarınızı kolay bir şekilde hazırlayarak müşterilerinize göndermeniz mümkündür.
E-Arşiv Portal Girişi Nasıl Yapılır?
Öncelikle e-arşiv portal giriş için GİB’ten izin alınması gerekir. Mükellefler, izin aldıktan sonra e-arşiv sistemi üzerinden e-faturaları sistemde bulunan kullanıcılara gönderebilir. Buna ek olarak mali mühürle onaylanmış ve UBL-TR formatına uygun hazırlanan faturalar portala yüklenebilir. Böylece faturaları, gönderip aynı zamanda nüshalarını saklayabilirsiniz.
E-Arşiv fatura giriş için GİB sitesinden giriş yapmanız mümkündür. “İmzalama aracı” sekmesinden aracı indirmeniz gerekiyor. Güvenlik kısmında RUN sekmesinden devam etmelisiniz. Dilerseniz, karşınıza çıkan güvenlik sayfasında gelişmiş koruma ayarını açmanız mümkündür. Araç indikten sonra uygulamaya kolayca giriş yapabilirsiniz. “Başla” butonuyla işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
E-Arşiv fatura görüntüleme işlemini GİB portalından yapabilirsiniz. GİB’in e-fatura sitesine giriş yaptıktan sonra e-arşiv fatura sorgulama ile faturalarınızı görüntülemeniz mümkündür. Bu sayede faturalarınızın uygun biçimde hazırlanıp hazırlanmadığını tespit edersiniz. E-Arşiv sorgulama, işlemde herhangi bir sıkıntıya karşı yaptıklarınızı görmek için önemlidir.
E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
GİB portalından e-fatura kesecekseniz öncelikle sisteme giriş yapmanız gerekiyor. Ardından fatura oluşturmak için “Fatura Oluştur” sekmesine girmelisiniz. Bu ekrandan fatura ve alıcı bilgileri, toplam bölümü gibi ayrıntıları doldurmalısınız. Gerekirse faturalara stopaj ekleyebilirsiniz. Tüm bu işlemleri, tekrar kontrol ederek bir hata yapıp yapmadığınızı görebilirsiniz. Tüm bilgilerin girilmesinden sonra “Oluştur” butonuna tıklayarak faturalarınızı oluşturmanız mümkündür.
E-Arşiv Faturada Hata Olması Durumunda Ne Yapılır?
İş yoğunluğundan dolayı bazen hata yapmanız mümkündür. Böyle bir durumda onaylanan işlemlerin iptali söz konusu değildir. Sistem kapsamında, faturada hata olduğu takdirde taslaklara kaydedilen fatura üzerinden düzenlenebilir. Kısacası, mali mühürle ya da e-imzayla onaylanan faturaların düzenlenmesi veya iptal edilmesi söz konusu değildir.
E-Arşiv Fatura ile E-Faturanın Farkı Nedir?
Ticari kazancın olduğu her işte vergi mükellefi gerekir. Bu mükellefiyetle kazançlar belgelendirilmelidir. Son dönemlerde elektronik ortama taşınan faturalar, ticari işlemlerin belgelenmesini sağlar. Ancak bu iki faturayı birbirinden ayıran özellikler vardır.
E-Fatura, bu sistemi kullanan müşterilere gönderilebilir. E-Arşiv ise e-fatura kullanmayan müşterilere de iletilir. Örneğin, e-fatura kullanmayan müşterinize portal üzerinden oluşturduğunuz e-arşiv faturasını göndermeniz mümkündür.
E-Arşiv Fatura Avantajları Nelerdir?
E-Arşiv faturanın birçok farklı avantajı vardır. Genel olarak sisteme geçtiğinizde aşağıdaki avantajlardan yararlanmanız mümkündür:
· Faturanın basımını ve gönderim maliyetini azaltır.
· Arşivleme için maliyeti ortadan kaldırır.
· Faturanın oluşturulmasından sonra birkaç dakika içinde gönderim yapılabilir.
· Daha kısa sürede faturada şirket nakdine dahil olur.
· Kolay ve detaylı raporlama imkanı sunar.
· Muhasebe süreçleri hızlı biçimde ilerler.
· Kağıt israfının önüne geçer.
· Geçmiş dönemdeki faturalara hızlı ve kolay şekilde ulaşılır.
Yukarıdaki avantajlardan dolayı sisteme geçiş yapmak oldukça mantıklıdır. Eğer siz de GİB üzerinden belirlenen kurallar çerçevesindeyseniz, bu sistemi kullanmalısınız. Bu sayede zamandan ve maddi harcamalarınızdan tasarruf etmeniz mümkündür.
E-Arşiv İçin Neden Entegratör ile Çalışmalıyım?
E-Arşiv üzerinden fatura kesmek için GİB portalı kullanabilirsiniz. Ancak özel entegratörle çalışmak çok daha fazla avantaj sağlar. NETBT ile çalışarak işlemlerinizi çok daha kaliteli şekilde yapabilirsiniz. NETBT, faturaların hızlı ve kolay kesilmesinin yanı sıra raporlama işlemlerinde de size yardımcı olur. Bu hizmetten yararlanarak çok kısa süre içinde e-arşiv fatura kullanıcısı olabilirsiniz. Aynı zamanda ekstra hizmetlerden ek ücret ödemeden faydalanmanız mümkündür.
